תיבת המייל שלנו היא כלי עבודה מרכזי ולא משנה אם אנחנו בעלי עסק קטן - או מנהלי שיווק בחברה גדולה. היא יכולה לגזול מאיתנו לא מעט זמן עבודה. התייעלות בכל מה שנוגע אליה היא חובה. כשיש לנו אי סדר ועומס אנחנו עלולים להחמיץ מיילים חשובים, פניות מלקוחות - ועוד.
אז איך מתגברים על העומס בתיבת המייל? איך נפטרים ממאות (במקרה הטוב) ולפעמים אלפי מיילים נכנסים ומתחילים לעבוד נכון? הנה כמה טיפים שיוכלו לסייע לכם, מאת אריאן רפאלי - בעלת Adminz שירותי משרד.
Inbox Zero
היא שמה של שיטת הניהול - וגם השאיפה שלכם. המטרה: שתיבת הדואר שלכם תתאפס כל יום או שיהיו בה מקסימום 15-20 מיילים. איך מתחילים? עושים סדר גדול ראשון בכל תיבת המייל - ואז מתחזקים.
סדר פסח
זה בהחלט משהו לתרגל ולהטמע כמו כל שינוי שנרצה לעשות, למיין את כל האימיילים שלכם יכול לקחת הרבה זמן.
יש 2 שיטות להתחיל לעשות סדר:
1. תתחילו במיילים שהתקבלו בשבוע האחרון / חודש אחרון, בשלב הבא קבעו שיטת עבודה שנכונה לכם, תיוק מיילים לפי נושאים ע"י כלל אוטומטי או ידנית.
2. להעביר את כל המיילים הקודמים שלכם לארכיון, או לפתוח תיקיית מיילים עד תאריך היום כדי להעביר את כל המיילים לתיקיה המיועדת ולהתחיל מ-0. אל דאגה - המיילים לא הולכים לאיבוד.
תוויות
ארגון וסידור של המיילים זה גם אומר יצירת תוויות. כך תוכלו לקטלג את המיילים לפי לקוחות, הנהלת חשבונות, שיווק וכל תווית שנוחה לכם. צרו את כל התוויות ב"סדר הפסח" הראשון, והקפידו לתייג כל מייל נכנס - כך יהיה לכם קל יותר להשתלט, וכשהכול מסודר יש גם פחות הסחות דעת.
מיילים נכנסים
אם הטיפול קצר ומיידי, טפלו מיידית. מה שלא רלוונטי תמחקו ואם זה דורש התעמקות, תהפכו את זה למשימה. העיקר - שלא יישארו מיילים פתוחים בתוך התיבה, ושלכל משימה יהיה זמן ייעודי לטפל בה.
unsubscribe
עשו unsubscribe לכל מייל שיווקי שלא פתחתם - וכנראה שלא תפתחו.
"השב לכולם"
שכנעו אנשים בארגון שלכם להפסיק לעשות "השב לכולם" וככה תחסכו עוד מיילים שאין להם רלוונטיות אליכם.
זמנים
קיבעו זמנים קבועים ביום בהם אתם פותחים מיילים ומטפלים בהם כדי לעבוד מסודר יותר ובטלו את כל ההתרעות על כניסת מיילים חדשים. אתם אלו שתחליטו מתי לראות אותם.
כתיבת מיילים
בכל מה שנוגע לכתיבת מיילים, תהיו תמציתיים. אל תאריכו. כמה משפטים ולא יותר, ככה תחסכו לעצמכם ולמקבל המייל לא מעט זמן. ודאו שבסוף המייל שלכם יש את פרטי יצירת הקשר איתכם.
יש עוד אין ספור דרכים להתייעל עם המייל, אבל מה שבטוח הוא שאין סיבה לבזבז עליו את הזמן שאתם מבזבזים היום. תתייעלו כל פעם קצת ואתם בדרך הנכונה לעבודה פרודוקטיבית יותר.
אם עדיין יש לכם שאלות, אנחנו כאן בשבילכם - אריאן רפאלי, בעלים של Adminz - שירותי משרד.